コラム

ウェビナーやオンラインイベントを開催する際に使うツールとして配信プラットフォームとWeb会議システムがあります。よく似ているので詳しい違いなどが分からない方も多いと思います。
「ウェビナーを開催したいけど、配信ツールの選び方が分からない」、「配信ツールってどんな特徴があるの?」、「Web会議システムでもオンラインイベントを開催できるの?」という方のために、ここでは配信プラットフォームとWeb会議システムの違いや選び方について分かりやすく解説していきます。

配信ツールを見極める際の4つのポイント

配信ツールは数多くありますが、以下の4つポイントに絞ることで配信ツールを大別できます。自社のウェビナーやオンラインイベントで重要となる項目を検討するようにしましょう。

1.最大接続数

ツールによっては大人数が参加できないものもあります。また想定より多くの方に参加いただく可能性も考慮し、予定人数ギリギリではなく余裕をもって確保するようにしておくのがおすすめです。おおよその参加人数を事前に把握して最適なツールを選びましょう。

2.リアルタイム性

参加者に質問や意見を求める際、映像が遅延しているとタイムラグが発生してしまいます。タイムラグが発生するとコミュニケーションに支障が出るのはもちろんですが、参加者の満足度が著しく低下する傾向にあります。参加者とのコミュニケーションをリアルタイムで行うのかウェビナー後に行うのかについて、事前に確認しておきましょう。

3.セキュリティー

情報漏洩や妨害行為を未然に防ぐために、誰でも参加できる状態になっていることは望ましくありません。意図せぬ人が参加できないよう配慮が必要です。パスワード機能を検討するなどが一般的ですが、特に機密性が高いウェビナーの場合は、エンドツーエンド暗号化を採用するなどセキュリティー強度の高いツールを選ぶ必要があります。

4.機能

チャット機能やアンケート機能、分析機能などウェビナーのパフォーマンスを上げたり振り返ったりすることのできる機能が多くあります。特にお客様とのコミュニケーションを強化してくれるような機能はウェビナーで重宝されます。イベントの内容に必要な機能が備わっているツールを選定するようにしましょう。

配信プラットフォームとは

Web上で動画コンテンツやライブ映像を配信出来るシステムです。配信プラットフォームにコンテンツをアップロードすると多くの参加者に閲覧可能な形式に変換され、コンテンツにアクセスできるようになるのが特徴です。
配信プラットフォームの特徴として大人数への配信に特化していることや誰でも使いやすいアクセス性の良さが挙げられます。その一方で、ツールや環境によってはライブ配信時に遅延が発生するケースがあるので注意が必要です。特に双方向でのコミュニケーションをしたいと考えているウェビナーの場合は、予め仕様を確認したり配信予定の環境下でリハーサルを行い、映像の遅延がどの程度発生するのか確認しておかないとトラブルの元になります。
代表的なツールとしてYouTubeやVimeoなどが配信プラットフォームに該当します。

Web会議システムとは

Web会議システムは双方のコミュニケーションに重点が置かれたツールです。より細やかなコミュニケーションを図ることに重点が置かれており、遅延を最小限にしたいライブ配信時などに有効です。
一方で、Web会議システムは参加者側でソフトウェアのインストールが必要なケースがあり、参加者にとってアクセス性が良くない場合があります。
代表的なWeb会議システムとしてはZoomやMicrosoft Teams、WebExなどがあります。

配信プラットフォームとWeb会議システムの違い

配信プラットフォームとWeb会議システムの主な違いとして、①アクセシビリティと②リアルタイム性が挙げられます。
より多くの人々にストレスなく参加してもらいたい場合はアクセシビリティを重視して配信プラットフォームを、参加者とウェビナーの場でのコミュニケーションを大切にする場合はリアルタイム性に優れたWeb会議システム、と使い分けるようにしましょう。

配信プラットフォームに適したオンラインイベント

大規模、参加者が多いイベントなど

多くの方が参加されるイベントの場合は、ツールのインストールなどの制約を受けにくく、受け入れのキャパシティーも十分にある配信プラットフォームが適しています。もし想定より多くの方が参加した場合でも配信プラットフォームであれば安心です。
出来るだけ多くの方に参加してもらいたいイベントは配信プラットフォームの活用を検討しましょう。

Web会議システムを活用したウェビナー

1.小規模セミナー

小規模なセミナーでは大規模なセミナーと比較してより細やかなコミュニケーションを期待されることが多いため、Web会議システムが適しています。特に商品説明会や商談に関連するウェビナーでは活発な質疑応答やコミュニケーションが発生するケースが多いです。参加者とのやり取りが事前に想定できる小規模なセミナーではWeb会議システムの活用を検討するのがおすすめです。
Web会議システムにチャット機能やアンケート機能がある場合は、それらの機能を使って参加者からの質問や反応をうまく引き出してより活発なコミュニケーションができるように進めることも可能です。

2.演者に遠方から参加してもらう場合など

演者が他の拠点から分散して参加する場合はWeb会議システムが適しています。例えばスタッフは東京、演者は大阪、参加者は全国津々浦々から参加という環境でも、配信プラットフォームのように1対nの構図ではなく個々が発信できる仕組みのため円滑にウェビナーを運営することができます。演者の地理的な制約を取り払えるのもWeb会議システムの魅力の一つです。

配信プラットフォームとWeb会議システムの特徴と選び方についてご理解いただけましたか。
最適なツールを選ぶ前に開催内容を決めて、選定ポイントを明確にする必要があるため、慣れていない場合、簡単な作業ではありません。リコーではウェビナーやオンラインイベントの配信企画・導入時の相談から、開催・フォローまでサポートしています。これからウェビナーやオンラインイベントを行いたいけどどう進めれば良いか分からず不安、という方は是非ご相談ください。