コラム

ウェビナーを開催する際に必要な手順を紹介します。
開催の手順を誤ったり、抜かしてしまったりするとウェビナー当日のパフォーマンスに影響が及びかねません。効率的に満足度の高いウェビナーを開催するためにも、しっかりと手順を把握してから取り掛かるのがおすすめです。

開催に必要な7つの手順

ウェビナーの開催に必要な手順は7つです。それぞれの目的と順序をしっかりと抑えるようにしましょう。

1.企画

ウェビナーの目的や内容を定めます。契約を目的とするのか、セールス色を出しすぎずまずは自社商品に関連するトピックの啓蒙を目的とするのか、もしくは他の目的を設定するのかによってウェビナーの内容は変わります。
目的がぶれてしまうとこの後のステップにも影響が出てしまうため、初めにしっかりと検討しておきたいポイントです。

2.集客

多くのお客様にウェビナーへ参加してもらうために集客を行います。既にリードを持っている見込顧客はもちろん、ウェビナーの規模や目的に応じてリスティング広告やSNS広告なども活用して幅広く参加を募ります。

主な集客方法としては以下のような方法があります。
・公式ホームページやSNSで告知
・プレスリリースの発信
・顧客リストへのアプローチ(メルマガ、テレアポなど)
・Web広告
・ウェビナー集客サイトへの掲載
・チラシ、ポスターの制作、掲載
・社内への告知

3.配信ツール選定

ウェビナーの規模や対象に応じて配信ツールを選定します。演者が遠方から入る場合や、細やかな双方向のコミュニケーションをしながら進めたい場合はWeb会議システム、大人数の参加者が入る場合は配信プラットフォームを利用するのがおすすめです。
その他にもチャットやアンケートシステムなどの機能はツールによって異なるため、導入時によく検討するようにしましょう。
ウェビナーの配信ツールについての詳細はこちらをご覧ください。

4.環境と機材の準備

ウェビナーで必要なハード面を揃えましょう。

必要な環境や機材としては以下のものが挙げられます。
・配信用の会議室
・高品質な回線
・カメラ
・マイク
・照明

いずれも価格は安いものから高価格帯のものまで様々です。今後のウェビナーの頻度や予算が決まるまではレンタルなども視野に入れるのも選択肢の一つです。

5.リハーサル

必ずウェビナーの本番前にはリハーサルを行いましょう。リハーサルではできる限り本番に近い環境を準備して行います。
特に気を付けたいポイントは以下の4点です。
・1.で定めた目的の達成度確認
・回線品質
・音声の聞こえ方
・画面の見え方
・資料内容の不備

開催者の目線と参加者の目線の双方から確認が必要です。完璧にこなせるようになるまで何度もリハーサルをして本番に備えましょう。

6.参加者への案内

ウェビナーの開催通知を参加者に送付します。ウェビナーは気軽に申込やすい一方で、当日のキャンセルも増える傾向にあります。そのため当日にもリマインドをして参加率を高めましょう。
ウェビナーは配信ツールによって参加方法が様々です。初めて配信ツールに入る方がいることを念頭に置き、丁寧に接続の手順を案内することを心がけましょう。

7.ウェビナー実施

いよいよウェビナーを実施します。
当日は急なトラブルに備えて事前に配信をスタートしておくようにしましょう。本番当日は想定外のトラブルも起こりうるため、演者以外のスタッフが常に待機しておくと万一の際も安心です。
またウェビナーの目的が商談化などの場合は、その目的を果たせるように本番中も参加者とのコミュニケーションを通じてフォローするようにしましょう。

いかがでしたでしょうか。
ウェビナーの流れをしっかりと抑えることで効率的なウェビナー運営を行えるようにしましょう。
リコーではウェビナー企画・導入時の相談から、ウェビナーの開催・フォローまでサポートしています。これからウェビナーを始めたいけどどう進めれば良いか分からず不安、という方は是非ご相談ください。